Традиционная модель ведения бизнеса предполагает найм необходимых сотрудников в офис. Именно здесь у них есть доступ ко всем документам, в офисе они могут участвовать в совещаниях и конференциях, а руководитель - эффективно контролировать работу персонала. А теперь представьте, что все это можно осуществить из любой точки мира. Да, сегодня существует такое решение, и называется онлайн-офисом. В материале я расскажу вам о преимуществах и недостатках виртуального офиса.
Что представляет собой онлайн-офис
Онлайн офис (иногда называют электронным или виртуальным офисом) - это не какая-нибудь сложная и недоступная для понимания система, а всего лишь набор необходимых инструментов и интернет, которые позволяют большому количеству сотрудников работать совместно, физически находясь в любых точках мира.
Виртуальный офис можно представить как ресурс для работы из дома через компьютер или ноутбук, используя гарнитуру. Это возможность общаться с коллегами, совершать видеозвонки, писать в чаты каждому лично или всем сразу, ставить задачи, принимать участие в обсуждении работы с проектами. Таким образом, находится в контакте с другими коллегами в едином информационном пространстве - в CRM-системе.
Онлайн-офис обычно поставляется через CRM-систему. Последняя представляет собой единую систему, которая включает в себя инструменты для работы в одном офисе, в котором есть календарь, чат для общения с коллегами, диск, телефония, возможность постановки задач, создание документов.
Какие преимущества дает внедрение виртуального офиса
Онлайн-офис сегодня пользуется довольно большой популярностью, а в последнее время огромное количество компаний по всему миру внедрили в бизнес такую систему. Причиной тому является пандемия COVID-19, которая вынудила большинство организаций перевести своих сотрудников на удаленный режим работы.
Преимущества использования онлайн-офиса для персонала следующие:
- больше не нужно тратить время и энергию на поездку до офиса и обратно. Можно вставать позже, чем обычно. Это позволяет лучше отдохнуть, из-за чего улучшается концентрация внимания на рабочих процессах. Повышается и эффективность труда;
- работать можно в комфортной домашней обстановке. При этом совсем не обязательно надевать рубашку, галстук и пр. - можно работать хоть укутавшись в плед;
- нет надобности часто пользоваться общественным транспортом, поэтому снижается риск заболеть.
Каковы преимущества для руководства компании
Предприниматель, решив внедрить в бизнес виртуальный офис, получает следующие преимущества:
- широкая география найма сотрудников. В компанию можно привлекать специалистов даже из других стран;
- экономия средств. Не нужно тратить деньги на содержание офисных помещений: на чистку, уборку, оснащение компьютерами, средствами связи и пр.;
- легкий старт. Большинство начинающих предпринимателей обычно не имеют достаточно средств на аренду офисных помещений. Онлайн-офис избавляет от необходимости арендовать офис;
- эффективная оптимизация бизнеса. Функционал онлайн-офисов позволяет за считанные секунды делиться необходимыми документами, оперативно вносить изменения, осуществлять проверку и пр.
Каковы недостатки виртуального офиса
Еще остается довольно большой процент компаний, которые не хотят переводить персонал на удаленный режим работы.
Вот недостатки виртуального офиса:
- отсутствие живой коммуникации. Это способствует тому, что не будет единого командного духа, что приведет к снижению производительности компании;
- сложность контроля. На некоторых этапах контроль и вовсе может потеряться, что также приводит к снижению производительности компании;
- отвлекающие факторы. В домашней обстановке сотрудника могут отвлекать члены семьи, питомцы и пр.
Кому может пригодиться онлайн-офис
Крупным же организациям онлайн-офис помогает решить кадровый дефицит, поскольку сотрудники могут работать удаленно. Еще внедрение онлайн-офиса подходит в том случае, когда нужно открыть представительство в другом городе. Ведь основные бизнес-процессы проходят в главном офисе, а в новом месте нужен только адрес и телефон.
Поэтому открывать полноценный офис нецелесообразно, можно открыть виртуальный.
